Digitale Operationsplattform für Pflegedienste
Individuelles CRM · Tourenplanung · Mitarbeiter-App
Ein System für den Tagesbetrieb eines Pflegedienstes: Personal, Touren, Zeiterfassung, mobile Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift, Auszahlungen, Fuhrpark und interner Chat. Der Kunde erhielt Echtzeitkontrolle statt manueller Prüfung von Stunden, Routen und Dokumenten.
Projektüberblick
Vorher: Personal, Touren, Arbeitszeit, Leistungsnachweise, Auszahlungen, Fahrzeuge und interne Kommunikation wurden an unterschiedlichen Stellen verwaltet. Die Leitung musste Stunden, Aufgaben, Standorte, Dokumente und Fuhrparkdaten manuell abgleichen.
Umgesetzt: 4 zentrale operative Bereiche in einer Plattform: Personal, Touren, mobile Arbeit und Fuhrpark. Außendienstmitarbeiter arbeiten über die App, das Büro sieht den Fortschritt in Echtzeit, Verträge und Leistungsnachweise werden online unterschrieben.
Ergebnis für den Kunden: weniger manuelle Prüfung, transparente Stunden und Auszahlungen, Live-Kontrolle über Mitarbeiter und Touren, zentrale Fahrzeughistorie und interne Kommunikation, die im Unternehmen bleibt.
Projektumfang
- Personal: Mitarbeiterdaten, Verträge, Ergänzungen, Online-Unterschrift und Stundenerfassung
- Touren: Arbeitspläne, Aufgabenkalender und Verteilung auf Außendienstmitarbeiter
- Mobile Arbeit: Checklisten, Zeit-/Datums-/Standorterfassung und Kundenunterschrift
- Auszahlungen: berechnete Arbeitsstunden und Sichtbarkeit für Leitung und Mitarbeiter
- Fuhrpark: Reparaturen, Schäden, Wartung, Kilometer, Kraftstoff und OCR-Tachostand-Erkennung
- Kommunikation: interner Chat, Gruppen, Aufgaben und Benachrichtigungen
Systemarchitektur
Die Architektur bildet den Tagesbetrieb des Pflegedienstes ab: Mitarbeiter, Tour, Aufgabe, Zeit, Nachweis, Auszahlung und Fahrzeugdaten laufen in einem operativen Fluss zusammen.
- Operatives CRM — Mitarbeiter, Verträge, Ergänzungen, Stunden, Zuweisungen und Auszahlungen in einer rollenbasierten Operationsschicht.
- Tourenplanung — Aufgabenkalender, Arbeitspläne und Zuweisung von Außeneinsätzen an Mitarbeiter.
- Zeiterfassung — Zeit, Datum und Standort pro Aufgabe mit berechneten Stunden und Auszahlungen ohne manuelle Abstimmung.
- Mobile App — Touren, Checklisten, Zeiterfassung, Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift und Updates vom Einsatzort.
- Verträge und Dokumente — Erstellung von Verträgen und Ergänzungen, Dokumentenablage und Online-Unterschrift.
- Kommunikation — Interner Chat, Gruppen, Aufgaben, Benachrichtigungen und operative Updates.
- Fuhrpark — Fahrzeughistorie: Reparaturen, Schäden, Wartung, Kilometer, Kraftstoff und Zuweisungen.
- KI-Tachostand-Erkennung — Mobile Tachofotos, OCR-Kilometererfassung und Validierungsregeln.
Kernfunktionen
Zeiterfassung
Mitarbeiter erfassen Arbeit in der App; das System speichert Zeit, Datum und Standort. Die Leitung sieht Stunden und Auszahlungen ohne manuelle Prüfung, Mitarbeiter sehen ihre Stunden und Beträge.
Tourenplanung für Mitarbeiter
Aufgabenkalender und Arbeitspläne ersetzen manuelle Routenarbeit. Das Büro sieht, wem eine Aufgabe gehört, wo der Mitarbeiter ist und wie die Ausführung läuft.
Kundenkalender
Der Kalender verwaltet Kundenbesuche und weist Mitarbeiter bestimmten Zeitslots zu. Tages-, Wochen- und Monatsansicht werden unterstützt.
Mitarbeiterverwaltung
In der Mitarbeiterkarte liegen Stammdaten, Verträge, Ergänzungen, Stunden, Auszahlungen und Dienstfahrzeug. Dokumente werden automatisch generiert und online unterschrieben.
Fuhrparkverwaltung
Reparaturen, Schäden, Wartung, Kilometer, Kraftstoff und Fahrer liegen an einer Stelle. OCR-Tachostand-Erkennung über die mobile App reduziert manuelle Eingaben.
Interner Chat
Gruppen, Aufgaben, Anhänge und Benachrichtigungen bleiben im Unternehmenschat statt in privaten Messengern verstreut zu werden.
Integriertes E-Mail-System
Integrierter E-Mail-Client für die Arbeit mit Firmenpost direkt in der CRM.
Mobile App
Touren, Checklisten, Zeiterfassung, Standorterfassung und Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift sind direkt im Außeneinsatz verfügbar.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST API
- Rollenbasierter Zugriff
- WebSockets für Echtzeit-Ereignisse
- MySQL-Datenmodell und Optimierung
Frontend
- React-Webanwendung für Operationssteuerung
- Responsives UI für Disposition und Administration
- Komponentenbasierte UI-Architektur
Mobile
- React-Native-App für Mitarbeiter
- Push-Benachrichtigungen über Firebase
- Offline-toleranter Datenfluss für Außeneinsätze
KI / Automatisierung
- Python-Pipeline für Tachostand-Erkennung und OCR
- Validierungsregeln für Datenzuverlässigkeit
- Automatisierung im Dokumentenworkflow
Ergebnis
Der Kunde erhielt einen operativen Fluss statt manueller Abstimmung zwischen Büro, Außendienst und Fuhrparkverantwortlichen. Das System zeigt, wo ein Mitarbeiter ist, welche Aufgaben erledigt sind, wie viele Stunden erfasst wurden, welche Nachweise unterschrieben sind und welche Auszahlung fällig ist.
Der zentrale Effekt: manuelle Arbeitszeitprüfung und manuelle Stundenberechnung wurden aus dem Tagesgeschäft entfernt. Die Leitung erhielt Echtzeitkontrolle über Mitarbeiter, Touren, Aufgaben, Auszahlungen und Fuhrpark, während wichtige Kommunikation im Unternehmen bleibt.
- 4 operative Bereiche in einem System: Personal, Touren, mobile Arbeit und Fuhrpark
- Manuelle Arbeitszeitprüfung und Stundenberechnung entfernt
- Echtzeit-Sicht auf Mitarbeiter, Aufgaben, Stunden und Auszahlungen
- Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift inklusive Zeit, Datum und Standort
- Wartung, Kilometer und Kraftstoffhistorie zentralisiert
- Interne Gruppen, Aufgaben und Kommunikation bleiben im Unternehmen