Zeiterfassungs- und Workforce-Operations-Portal
Deutschlandtaugliche Zeiterfassung · Branchenlogik · Payroll-Integrationen
Eine Workforce-Plattform für Deutschland: Arbeitszeit, Abwesenheiten, Korrekturen, Dokumente, Employee Self-Service und lohnfertige Exporte in einem Prozess. Der Kunde erhielt verlässliche Monatsauswertung statt Tabellen und manueller Abstimmung.
Projektüberblick
Vorher: Arbeitszeit, Abwesenheiten, Korrekturen, Dokumente und Payroll-Daten liefen in getrennten Prozessen. Die Monatsauswertung hing von Tabellen, manueller Abstimmung und rechtzeitiger Datenübergabe durch Mitarbeitende und Administration ab.
Umgesetzt: 6 Workforce-Prozesse in einer Plattform: Mitarbeitende, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Freigaben, Dokumente und Payroll-Exporte. Mitarbeitende nutzen Self-Service, die Administration sieht Soll/Ist, Ausnahmen und Monatszusammenfassungen.
Ergebnis für den Kunden: eine zentrale Datenquelle für Arbeitszeit und Abwesenheiten, nachvollziehbare Korrekturen, strukturierte Payroll-Daten und eine Basis, die sich an Branchen, Schichten und Freigabewege anpassen lässt.
Projektumfang
- Mitarbeitende: Profile, Verträge, Stundennormen und Rollen
- Zeit: Soll/Ist, Schichten, Pausen, Überstunden und Korrekturen
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Reise und interne Kategorien
- Freigaben: Genehmigungswege, Rollen und Entscheidungshistorie
- Dokumente: Verträge, Payroll-Dateien und Mitarbeiterunterlagen
- Payroll: Monatszusammenfassungen und strukturierte Exporte für Buchhaltung
Systemarchitektur
Die Architektur folgt dem monatlichen Workforce-Zyklus: Mitarbeitende erfassen Zeit, das System sammelt Ausnahmen, Freigaben und Dokumente, und die Administration erhält lohnfertige Zusammenfassungen.
- Workforce Core — Mitarbeiterprofile, Verträge, Arbeitszeitmodelle, Stundennormen und rollenbasierter Zugriff.
- Employee Self-Service — Zeiterfassung, Salden, Abwesenheitsanträge, Dokumente und Freigabestatus für Mitarbeitende.
- Zeiterfassung & Korrekturen — Schichten, Pausen, Soll/Ist, Überstunden und Korrekturen als strukturierte Ereignisse.
- Compliance & Audit Trail — Nachvollziehbare Zeitereignisse, Korrekturen, Freigaben und Monatszusammenfassungen für Prüfung und Kontrolle.
- Branchenlogik — Abwesenheitsarten, Schichtmodelle, Pausenregeln, Freigabewege und Rollen je nach Branche.
- Dokumente & Verträge — Verträge, Payroll-Dokumente, Onboarding-Dateien und Mitarbeiterakten mit rollenbasiertem Zugriff.
- Payroll- & Buchhaltungsexporte — Monatszusammenfassungen und Exporte für Payroll, HR und Buchhaltung ohne manuelles Neubauen der Daten.
- Administrations-Dashboard — Überblick über Mitarbeitende, Stunden, Ausnahmen, Anträge, Dokumente und Monatsberichte.
Kernfunktionen
Employee-Self-Service-Dashboard
Mitarbeitende erfassen Zeit, sehen Schichten, Salden, Anträge und Dokumente selbst. Die Administration muss diese Eingaben nicht mehr aus getrennten Kanälen einsammeln.
Arbeitszeiterfassung
Schichten, Pausen, Soll/Ist, Überstunden und Korrekturen werden zu strukturierten Ereignissen statt Tabellenzeilen.
Urlaubs- und Abwesenheitsworkflows
Urlaub, Krankheit, Reisen und interne Abwesenheiten laufen über definierte Freigabewege mit klarer Entscheidungshistorie.
Administrations-Dashboard
Administratoren sehen Profile, Verträge, Arbeitszeit, Ausnahmen, Anträge und Monatszusammenfassungen in einer Oberfläche.
Payroll- und Buchhaltungsexporte
Mitarbeitende, Stunden, Abwesenheiten und Monatsdaten werden in lohnfertigem Format für Buchhaltung und nachgelagerte Systeme vorbereitet.
Dokumente und Verträge
Verträge, Payroll-Dokumente und Mitarbeiterdateien liegen zentral und sind mit HR- und Monatskontext verbunden.
Branchenspezifische Konfiguration
Schicht-, Pausen-, Abwesenheits- und Freigaberegeln lassen sich an die Branche anpassen, ohne den Plattformkern neu zu bauen.
Integrationsfähige Architektur
Zeiterfassung wird zur Verbindung zwischen HR-Daten, Payroll, Buchhaltung und operativen Regeln.
Auditfähige operative Historie
Korrekturen, Freigaben und Monatsdaten bleiben nachvollziehbar; das Unternehmen erhält prüfbare Aufzeichnungen statt informeller Abstimmung.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST API
- Rollenbasiertes Zugriffssystem
- JWT-Authentifizierung
- MySQL-Datenmodell für Workforce-Events und Monatszusammenfassungen
Frontend und Zugriff
- Vue-3-SPA-Anwendung
- TypeScript-Architektur
- Responsive Oberflächen für Administration und Mitarbeitende
- Gemeinsame API-Basis für mobilen Zugriff
Integrationsarchitektur
- Export-Mapping für Payroll- und Buchhaltungsprozesse
- API-first-Ansatz für HR- und Drittsystemintegrationen
- Strukturierte Monatsausgaben
- Erweiterbare modulare Grenzen für spätere Integrationen
Business Rules und Compliance
- Berechnung Soll- vs. Ist-Stunden
- Freigabeworkflows für Abwesenheiten und Korrekturen
- Nachvollziehbare Monatsberichtslogik
- Konfigurierbare Regeln für unternehmens- und branchenspezifische Abläufe
Ergebnisse
Der Kunde erhielt einen Workforce-Fluss statt getrennter Tabellen, manueller Prüfungen und separater Dokumente. Das System zeigt, wer welche Stunden gearbeitet hat, welche Abwesenheiten genehmigt wurden, welche Korrekturen eingetragen sind und welche Daten für Payroll bereitstehen.
Der zentrale Effekt: Die Monatsauswertung wurde strukturiert und prüfbar. Die Plattform bündelt 6 Workforce-Prozesse und schafft eine wiederverwendbare Basis für Unternehmen in Deutschland mit unterschiedlichen Branchenregeln und Integrationen.
- 6 Workforce-Prozesse in einer Plattform: Mitarbeitende, Zeit, Abwesenheiten, Freigaben, Dokumente und Payroll
- Weniger manuelle Monatsabstimmung und weniger Tabellenabhängigkeit
- Lohnfertige Daten entstehen aus strukturierter Zeit- und Abwesenheitshistorie
- Korrekturen und Freigaben bleiben nachvollziehbar
- Plattform passt sich Branchenregeln, Schichten und Freigabewegen an